Obowiązki zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wynikające z Kodeksu spółek handlowych.

 

Zarząd w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością ma zasadniczo bardzo szerokie kompetencje, ale i wiele obowiązków wynikających wprost z przepisów prawa.
Poniżej przedstawiam szczegółowe zestawienie, z pewnością przydatne dla osób zapoznających się ze specyfiką spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Niektóre z tych obowiązków są faktycznie obowiązkami spółki, ale ze względu na rolę zarządu w spółce, to zarząd jest odpowiedzialny, za ich dokonanie.
W artykule pomijam kwestie związane z likwidacją spółki, upadłością itp.

 

I. Zgłaszanie zmiany danych (art. 168 w zw. z art. 166 Kodeksu spółek handlowych i inne).
Wszelkie zmiany następujących danych (wymienionych w art. 166 § 1 i § 2 Kodeksu spółek handlowych) zarząd powinien zgłosić sądowi rejestrowemu w celu wpisania do rejestru lub ujawnienia w aktach rejestrowych:
– firmę, siedzibę i adres spółki,
– przedmiot działalności spółki,
– wysokość kapitału zakładowego,
– określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
– nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki,
– nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej,
– jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności,
– czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony,
– jeżeli umowa wskazuje pismo przeznaczone do ogłoszeń spółki – oznaczenie tego pisma.
Generalnie dotyczy to sytuacji, w których została zmieniona umowa spółki lub został zwiększony kapitał zakładowy.
Ponadto, istnieje obowiązek zgłaszania do rejestru przedsiębiorców każdej zmiany umowy spółki (przy zmianie umowy należy załączyć tekst jednolity), obniżenia i podwyższenia kapitału zakładowego.
Przy obniżaniu kapitału zakładowego powinniśmy dopełnić szeregu obowiązków, są to jednak zagadnienia o tyle skomplikowane, że nie byłoby celowym pisać o nich w niniejszym opracowaniu.

 

II. Zgłoszenie spółki w urzędzie skarbowym (art. 171 Kodeksu spółek handlowych).
Po zarejestrowaniu spółki, w terminie dwóch tygodni, zarząd powinien złożyć we właściwym urzędzie skarbowym poświadczony przez siebie odpis umowy spółki ze wskazaniem sądu, w którym spółka została zarejestrowana oraz daty i numeru rejestracji.
Warto zauważyć, że wobec tzw. „reguły jednego okienka” wprowadzonej art. 19b ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, powyższy obowiązek zarządu dotyczy tylko i wyłącznie spółek, do których nie znajduje zastosowania „reguła jednego okienka”, a więc spółek, których wniosek o rejestrację jest zgłaszany w formie elektronicznej (tzw. spółki 24-godzinne).

 

III. Księga udziałów (art. 188 Kodeksu spółek handlowych).
Zarząd jest obowiązany prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisywać:
– nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika,
– adres,
– liczbę i wartość nominalną jego udziałów,
– ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika,
– wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów.
Po każdym wpisaniu zmiany zarząd składa sądowi rejestrowemu podpisaną przez wszystkich członków zarządu nową listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału.

 

IV. Zakaz zwrotu wkładów (art. 189 Kodeksu spółek handlowych).
W czasie trwania spółki nie wolno zwracać wspólnikom wniesionych wkładów tak w całości, jak i w części.
Wspólnicy nie mogą otrzymywać z jakiegokolwiek tytułu wypłat z majątku spółki potrzebnego do pełnego pokrycia kapitału zakładowego.
Wypłaty dla wspólników to właściwie tylko dywidenda na podstawie uchwały wspólników.

 

V. Zakaz nabywania własnych udziałów (art. 200 Kodeksu spółek handlowych).
Spółka nie może obejmować lub nabywać ani przyjmować w zastaw własnych udziałów.
Zakaz ten dotyczy również obejmowania lub nabywania udziałów bądź przyjmowania ich w zastaw przez spółkę zależną.
Wyjątek stanowi nabycie w drodze egzekucji na zaspokojenie roszczeń spółki, których nie można zaspokoić z innego majątku wspólnika, nabycie w celu umorzenia udziałów oraz nabycie albo objęcie udziałów w innych przypadkach przewidzianych w ustawie.
Przy czym zakaz ten nie powoduje jakichś poważnych sankcji, ale jeżeli udziały, nabyte w drodze egzekucji, nie zostaną zbyte w ciągu roku od dnia nabycia, powinny być umorzone według przepisów dotyczących obniżenia kapitału zakładowego, chyba że w spółce został utworzony, w celu umorzenia udziałów, specjalny kapitał rezerwowy.
Udziały własne należy umieścić w bilansie w osobnej pozycji kapitału własnego w wartości ujemnej.

 

VI. Prowadzenie spraw spółki (art. 201 i 204 Kodeksu spółek handlowych).
Najbardziej szeroki i podstawowy obowiązek zarządu to prowadzenie spraw spółki i reprezentacja spółki.
Oznacza to, że każda czynność, która nie jest przypisana innemu organowi spółki należy do zarządu i zarząd za nią odpowiada.
Oczywiście w spółkach gdzie zatrudnia się pracowników, wykonują oni szereg czynności, ale nadzór nad ich działaniem i odpowiedzialność za ich zaniechania ponosi w zasadzie zarząd.
Przez analogię można to porównać do sytuacji przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą we własnym imieniu. Pracownicy pracują i odpowiadają przed nim zgodnie z przepisami prawa pracy, ale to on ponosi odpowiedzialność na zewnątrz.
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiedzialność jest o tyle inna, że ponosi ją spółka (zarząd odpowiada bezpośrednio przed zgromadzeniem wspólników), a w dalszej kolejności i przy spełnieniu pewnych przesłanek bezpośrednią odpowiedzialność może ponieść również członek zarządu.
Reprezentacja to natomiast prawo do zawierania umów itp. i generalnie leży to w gestii zarządu. Natomiast te kompetencje (np. drobniejsze umowy) można cedować na inne osoby zatrudnione w spółce, czy to poprzez zwykłe pełnomocnictwo, czy ustanowienie prokury.
Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki.

 

VII. Pisma i zamówienia handlowe (art. 206 Kodeksu spółek handlowych).
Pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać:
– firmę spółki, jej siedzibę i adres,
– oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru,
– numer identyfikacji podatkowej (NIP),
– wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.
To jest obowiązek nie tylko zarządu, ale należy dopilnować, aby wszyscy pracownicy wysyłający pisma w imieniu spółki podawali te dane. Najprostszy sposób to umieszczenie stosownych informacji w stopce albo na papierze firmowym, bo wtedy nie trzeba pamiętać o tym za każdym razem.
Naruszenie tego obowiązku może doprowadzić do nałożenia na spółkę grzywny.

 

VIII. Umowa między spółką i członkiem zarządu (art. 210 Kodeksu spółek handlowych).
W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

 

IX. Zakaz konkurencji (art. 211 Kodeksu spółek handlowych).
Członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi, ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej, w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu.
Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zgody udziela organ uprawniony do powołania zarządu, a więc najczęściej zgromadzenie wspólników lub rada nadzorcza.

 

X. Sprawy przeznaczone tylko dla zgromadzenia wspólników (art. 228, 229, 230 Kodeksu spółek handlowych) i związane z tym obowiązki zarządu.
Uchwały wspólników, wymaga:
– rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków,
– postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru,
– zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego,
– nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej,
– zwrot dopłat,
– zawarcie umowy o zarządzaniu spółką zależną lub przekazywania zysku przez taką spółkę.
Z powyższego wynika również, że zarząd ma obowiązek przygotować sprawozdanie zarządu za ubiegły rok obrotowy z działalności spółki i przedstawić je zgromadzeniu wspólników, podobnie sprawozdanie finansowe.
Oprócz tego wymaga uchwały Wspólników:
– umowa o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50.000 złotych, zawarta przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki, chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki;
– rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Zarząd przed dokonaniem tych czynności powinien zadbać o to, aby wspólnicy podjęli odpowiednią uchwałę.

 

XI. Zwołanie zgromadzenia wspólników (art. 235 w zw. z 231, 232, 233, 236 i 237 Kodeksu spółek handlowych).
Zarząd ma prawo, ale i obowiązek zwoływania zgromadzeń wspólników zarówno zwyczajnych i nadzwyczajnych:
–  zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego,
– jeżeli bilans sporządzony przez zarząd wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki,
– na żądanie wspólnika lub wspólników reprezentujących co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego.
Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.
Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.
Członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników.

 

XII. Księga protokołów (art. 248 Kodeksu spółek handlowych).
Uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.
W protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów.
Uchwały pisemne, powzięte bez przeprowadzenia zgromadzenia wspólników, zarząd wpisuje do księgi protokołów.
Wspólnicy mogą przeglądać księgę protokołów, a także żądać wydania poświadczonych przez zarząd odpisów uchwał.

 

adwokat Marcin Szumlański